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15 Ausdrücke für den Büroalltag (Deutsch für Fortgeschrittene)

Ich stelle euch heute nützliche Ausdrücke vor, die ihr im Büroalltag gebrauchen könnt.

Egal ob ihr Meetings habt, E-Mails schreibt oder mit Kollegen auf Deutsch redet, mit diesen Ausdrücken aus deisem Vedio seid ihr bestens vorbereitet.

Los geht's!

Wenn man eine Aufgabe an eine andere Person weitergibt, dann nennt man das "delegieren".

Man überträgt die Aufgabe oder etwas, für das man verantwortlich ist, an ein"jemanden in cc nehmen e andere Person.

Stellt euch vor, ich organisiere auf der Arbeit ein größeres Projekt, in dem verschiedene Aufgaben erledigt werden müssen:

Es müssen Texte geschrieben werden, Grafiken erstellt werden, Kosten berechnet werden und so weiter.

Wenn ich diese einzelnen Aufgaben delegiere, dann gebe ich sie an meine Kollegen.

Zum Beispiel können wir sagen:
-"Ich delegiere die Aufgabe, einen neuen Lieferanten zu finden, an Herrn Schulte,
da er mehr Kontakte und Kenntnisse in diesem Bereich hat."

Ich gebe die Aufgabe also an Herrn Schulte.
Herr Schulte kümmert sich jetzt um diese Aufgabe.

Dieser Beispielsatz zeigt uns, dass es beim Delegieren oft darum geht,
eine Aufgabe an eine Person weiterzugeben, die sie besser erledigen kann als ich.

Hier sind noch weitere Beispielsätze:

- "Ich habe die Verantwortung für die Planung des Teamevents an meinen Assistenten delegiert,
damit ich mich auf andere wichtige Projekte konzentrieren kann."

Die Arbeit ist so besser verteilt.

- Oder: "Der Restaurantleiter delegiert die Entscheidung über die Speisekarte an den Chefkoch."

Der Restaurantleiter will oder kann also nicht darüber entscheiden, was alles auf der Speisekarte stehen soll.

Er gibt diese Entscheidung, diese Aufgabe, an den Chefkoch.

" Etwas absegnen" ist ein Synonym von "etwas offiziell genehmigen".

Es ist aber nicht ganz so formell.

Wenn mein Vorgesetzter etwas absegnet, dann "erlaubt" er mir, etwas zu tun oder etwas, das ich geplant habe, umzusetzen.

Man könnte sagen: - "Ich warte noch darauf, dass mein Chef mein Konzept absegnet."

Ich habe also ein Konzept erstellt, einen Plan für ein größeres Projekt, und dieses Konzept meinem Chef gegeben.

Ich warte jetzt darauf, dass der Chef sagt,
" Ja, das Konzept sieht gut aus, Sie dürfen es so umsetzen."

- Oder: " Der Bericht muss noch von der Personalabteilung abgesegnet werden, bevor er veröffentlicht werden kann."

Wir haben also einen Bericht geschrieben und wollen ihn veröffentlichen.

Bevor wir das tun können, muss aber unsere Personalabteilung den Text genehmigen und sagen

"Ja, der Text ist gut, der kann so veröffentlicht werden."

Wenn eine Kollegin krank ist, muss ja meistens eine andere Person die Arbeit für sie erledigen.
Oder aber sich um die Kunden kümmern, welche die Kollegin betreut.

Nützliche Ausdrücke, die man in diesem Zusammenhang brauchen kann,
sind "jemanden vertreten", "die Krankheitsvertretung für jemanden übernehmen" oder auch "für jemanden einspringen".

Zum Beispiel: - "Ich hatte gestern Morgen auf dem Weg zu meinem Termin mit dem Kunden einen Autounfall.
Zum Glück konnte mein Kollege für mich einspringen.

"Etwas formeller würde man sagen: "Zum Glück konnte mein Kollege mich vertreten."

Der Kollege ist also an meiner Stelle zu dem Kunden gefahren und hat meine Aufgaben übernommen.

- Oder auch: "Kannst du für mich einspringen und die Präsentation morgen übernehmen?
Ich habe einen Arzttermin."

Also: Ich soll die Präsentation halten, aber ich muss zum Arzt.
Kannst du das an meiner Stelle machen?

Diese Ausdrücke sind nicht nur hilfreich, wenn es um Krankheit geht, sondern auch, wenn ein Kollege oder eine Kollegin im Urlaub ist.

Wir könnten fragen: - "Können Sie nächsten Monat die Urlaubsvertretung für Herrn Kramer übernehmen?"

- Oder: " Guten Tag, Herr Kramer ist momentan im Urlaub.
Ich bin seine Vertretung.
Was kann ich für Sie tun?"

In diesem Satz stellen wir uns vor, dass ich mit einem Kunden spreche.

Hier würde ich nicht sagen "Ich bin für Herrn Kramer eingesprungen", weil das zu umgangssprachlich wäre.

Der Ausdruck "jemandem grünes Licht für etwas geben" ist sehr ähnlich wie "etwas absegnen".

Hier geht es auch darum, dass mir jemand die Erlaubnis für etwas gibt.

Wir denken hier an eine Ampel: Wenn die auf grün schaltet, können wir losfahren oder losgehen.

Und wenn mir jemand grünes Licht für mein Projekt gibt, kann ich anfangen, das Projekt umzusetzen.

Hier sind zwei Beispielsätze: - "Die Personalabteilung hat uns grünes Licht gegeben!
Wir können den Bericht veröffentlichen."

Die Personalabteilung hat also gesagt: Der Bericht sieht gut aus, ihr dürft ihn so veröffentlichen.

- Oder: "Der Chef hat mir endlich grünes Licht für mein Konzept gegeben."

Also: Mein Chef hat mir endlich offiziell erlaubt, mein Konzept umzusetzen.

"jemanden in cc nehmen oder setzen" ist ein Ausdruck, der im Zusammenhang mit E-Mails verwendet wird.

Die Abkürzung "cc" steht im Englischen für "carbon copy" — im Deutschen sagen wir einfach "Kopie".

Wenn ich eine E-Mail schreibe und Adressen in das "cc"-Feld eintrage, bedeutet das,
dass eine Kopie der E-Mail an diese zusätzlichen Empfänger geschickt wird.

Man informiert diese Personen damit über den Inhalt der E-Mail,

ohne dass man sie direkt anspricht oder eine Antwort von ihnen erwartet.

Auf Deutsch können wir zum Beispiel sagen:
- "Ich werde den Geschäftsführer in cc setzen, damit er weiß, dass wir das Projekt bald abschließen werden."

Der Geschäftsführer wird also informiert.

- Oder: "Könnten Sie mich bitte in cc nehmen, wenn Sie dem Kunden antworten, damit ich auf dem neuesten Stand bin?"

- Oder: " Lisa hat mich in cc genommen, als sie die E-Mail an den Kunden geschickt hat, damit ich die Kommunikation verfolgen kann."

Schauen wir uns als nächstes den Ausdruck "etwas unbürokratisch regeln" an.

Deutschland ist ja für seine Bürokratie bekannt.
Als "Bürokratie" bezeichnet man die gesamte Verwaltung eines Landes.

Und in Deutschland — sagt man — gibt es sehr viel Verwaltung, sehr viele Regeln, sehr viele Gesetze,

die genau sagen, wie etwas funktioniert und an die sich die Leute in der Verwaltung auch sehr streng halten.

Wenn man etwas unbürokratisch regelt,
dann findet man eine schnelle und einfache Lösung für ein Problem,
ohne dass man viele Regeln und Vorschriften befolgen muss.

Wenn man etwas unbürokratisch regelt, kann man eine Aufgabe schnell und ohne umständliche Diskussionen erledigen.

Schauen wir uns ein paar Beispiele an:

- "Damit der Kunde zufrieden ist, haben wir die Rückerstattung unbürokratisch geregelt."

Also: Wir haben hier einen Kunden, der mit einem Produkt nicht zufrieden war.

Er wollte deshalb eine "Rückerstattung", das heißt: Er wollte sein Geld zurück.

Und wir haben ihm sein Geld zurückgegeben, ohne dass der Kunde vorher viele Dokumente ausfüllen musste, zum Beispiel.

Es ging ganz schnell und unkompliziert.

- Noch ein Beispiel: "Wir gestalten die Bewerbungsprozesse in unserem Unternehmen so unbürokratisch wie möglich, um talentierte Bewerber nicht zu verlieren."

Wir gestalten den Prozess also so einfach und unkompliziert wie möglich.

Schauen wir uns jetzt mal den Ausdruck "Dienst nach Vorschrift machen" an.

Damit beschreibe ich im Grunde, dass jemand nur genau die Arbeit macht, die von ihm erwartet wird.

Nicht mehr und nicht weniger.

Diese Person ist also nicht sehr engagiert, strengt sich nicht besonders an und ist nicht motiviert.

Sie zeigt auch kein besonderes Interesse an ihrer Arbeit und bringt keine eigenen Ideen ein.

Wir können zum Beispiel sagen: - "Erik macht nur noch Dienst nach Vorschrift, weil er mit seinem Gehalt unzufrieden ist."

Erik strengt sich also nicht mehr an.

Er macht nur das, was von ihm erwartet wird, nicht mehr.

- Oder: "Seitdem der neue Chef da ist, machen viele Mitarbeiter nur noch Dienst nach Vorschrift, weil sie sich nicht mehr wertgeschätzt fühlen."

Also: Seit der neue Chef da ist, fühlen sich die Mitarbeiter nicht mehr gut behandelt.

Deshalb sind sie nicht mehr motiviert, sich besonders zu engagieren.

Der Ausdruck "etwas übernehmen" wird im Berufsumfeld oft verwendet.

Wenn ich sage, dass ich eine Aufgabe übernehme, bedeutet das, dass ich mich um die Aufgabe kümmere.

Ich bin verantwortlich dafür, dass die Aufgabe erledigt wird.

Hier ist ein Beispielsatz: - "Kannst du bitte meine Aufgaben übernehmen, während ich im Urlaub bin?"

- Ich bitte die Person, meine Aufgaben zu erledigen, wenn ich im Urlaub bin.

- Oder: "Wir brauchen noch jemanden, der die Präsentation für das Meeting vorbereitet."

- "Das kann ich gerne übernehmen."

Im Arbeitsalltag sehen wir "übernehmen" auch noch in einer anderen Bedeutung.

Zum Beispiel hier: - "Als mein Praktikum zu Ende war, hat mich die Firma übernommen."

Das bedeutet: Ich habe ein Praktikum bei der Firma gemacht.

Und die Menschen in der Firma waren so zufrieden mit mir als Praktikant, dass sie mir eine feste Anstellung angeboten haben.

Ich arbeite jetzt als fest angestellter Mitarbeiter dort.

Das Verb "übernehmen" können wir auch reflexiv benutzen.

" Sich (mit etwas) übernehmen" bedeutet dann:

zu viel Arbeit oder Verantwortung auf sich nehmen und sich damit überfordert oder überlastet fühlt.

Wir können zum Beispiel sagen: - "Matthias hat sich mit diesem Projekt übernommen."

Das bedeutet: Matthias fühlt sich mit diesem Projekt überfordert.

Das Projekt ist zu anspruchsvoll oder zu umfangreich für ihn.

- "Unser neuer Kollege hat sich übernommen und braucht jetzt Hilfe."

Der neue Kollege hat zu viel Verantwortung für eine Aufgabe oder ein Projekt übernommen und ist jetzt überfordert.

Er schafft es nicht alleine und braucht nun Hilfe.

- Oder: "Ich habe das Gefühl, dass ich in der letzten Woche zu viel gearbeitet und mich etwas übernommen habe."

Das bedeutet, dass ich das Gefühl habe, zu viel Arbeit auf mich genommen zu haben.

Ich fühle mich überlastet.

"Sich mit jemandem abstimmen" ist ein Synonym von "sich mit jemandem absprechen".

Das bedeutet in geschäftlichen Situationen, dass man mit einer anderen Person spricht,

um Informationen auszutauschen, Meinungen einzuholen, Entscheidungen gemeinsam zu treffen oder zu überprüfen, ob alle Personen auf dem gleichen Stand sind.

Die Abstimmung ist wichtig, damit die Personen ihr gemeinsames Ziel erreichen.

Wir sagen zum Beispiel: - "Bevor wir diese Entscheidung treffen, sollten wir uns mit unseren Kollegen aus der Rechtsabteilung abstimmen."

Also: Bevor wir das entscheiden, müssen wir mit den Kollegen aus der Rechtsabteilung sprechen und sie fragen, welche Meinung sie dazu haben.

- Oder: "Wegen meiner Urlaubstage muss ich mich noch mit meinen Kolleginnen abstimmen."

Also: Ich muss mit meinen Kolleginnen sprechen und sie fragen, ob es in Ordnung ist, wenn ich zu der geplanten Zeit Urlaub nehme.

Wenn ihr noch mehr über verschiedene Verben mit "stimmen" erfahren möchtet, könnt ihr euch gerne mein Video dazu anschauen.

Ich verlinke es euch hier oben und in der Videobeschreibung.

Stellt euch mal vor, ihr arbeitet mit anderen Kollegen an einem Projekt und ein Problem taucht auf.

Ihr und eure Kollegen könnt dieses Problem nicht lösen.
Was macht ihr dann?

Ihr könntet zum Beispiel sagen: - "Wir müssen dieses Problem jetzt nach oben eskalieren."

Und das bedeutet: Wir müssen dieses Problem jetzt an unseren Chef oder unsere Chefin geben.

Wir geben das Problem weiter, damit die Person, die über uns in der "Hierarchie" steht, es löst und uns sagt, was wir machen sollen.

Hier sind noch zwei Beispielsätze mit diesem Verb:

- "Wir hätten diese Entscheidung viel früher an Frau Schulz eskalieren sollen, anstatt uns so lange Gedanken darüber zu machen."

Also: Frau Schulz ist unsere Vorgesetzte.

Und wir hätten ihm viel früher von diesem Problem erzählen sollen.

- Oder: "Da der Mitarbeiter das Problem des Kunden nicht lösen konnte, hat er es an seinen Vorgesetzten eskaliert."

Mitglieder von "Deutsch mit Rieke" können die Ausdrücke aus diesem Video in einem Quiz üben,
die Skripte zu allen meinen Videos herunterladen und meine Videos als Podcast abonnieren.

Wenn das interessant für dich klingt, klick gerne hier oben oder schau in die Videobeschreibung für weitere Informationen!

Bei dem Ausdruck "Abstriche machen" denkt ihr vielleicht erst einmal an Corona.

In der Medizin ist ein "Abstrich" nämlich, wenn man Haut oder Schleimhaut entnimmt, um sie zu untersuchen.

Davon sprechen wir jetzt aber nicht.

Der Ausdruck "Abstriche machen" — immer im Plural!
— hat nämlich auch eine andere Bedeutung.
Wir schauen uns mal einen Beispielsatz an:

- "Um den Termin einzuhalten, müssen wir bei der Qualität der Arbeit Abstriche machen."

Hier geht es darum, dass die Qualität der Arbeit bei diesem Projekt nicht so hoch sein wird wie gewünscht, da der Termin eingehalten werden muss.

Wir haben nicht so viel Zeit.

Der Ausdruck "Abstriche machen" bedeutet, dass man bei Aufgaben oder Zielen Kompromisse eingehen muss.

Man muss Einschränkungen akzeptieren, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen.

Schauen wir uns noch weitere Beispiele an:

- "Bei der Qualität unserer Produkte wollen wir keine Abstriche machen.

Wie können wir trotzdem Geld sparen?"

Also: Wir wollen Geld sparen, aber wir wollen nicht, dass die Qualität unserer Produkte dadurch schlechter wird.

- Oder: "Wir finden einfach keine Bewerber, die alle unsere Anforderungen erfüllen.
Daher müssen wir Abstriche machen."

Also: Für eine offene Stelle gibt es keine Bewerber, die alle Anforderungen erfüllen.
Also müssen wir die Anforderungen lockern.

Wir müssen wohl einen Bewerber einstellen, der nicht alle unsere Anforderungen erfüllt.

Der Ausdruck "personell unterbesetzt sein" bedeutet,
dass es in einem Unternehmen oder einer Abteilung nicht genug Mitarbeiter gibt, um alle Aufgaben zu bearbeiten.

Wir können sagen: - "Unser Kundenservice ist momentan personell unterbesetzt.

Deshalb kann es zu längeren Wartezeiten kommen." Wir haben also nicht genug Mitarbeiter im Kundenservice.

- Oder: "Das Restaurant war an diesem Abend personell unterbesetzt, sodass die Gäste lange auf ihr Essen warten mussten."

Es gab also zu wenig Leute, die in der Küche und im Service gearbeitet haben.

Deshalb ging alles viel langsamer als normalerweise.

Was ist eigentlich der Unterschied zwischen den Begriffen "Kollege" und "Mitarbeiter"?

Gibt es überhaupt einen Unterschied?

Ein Kollege oder eine Kollegin ist eine Person, die mit mir zusammenarbeitet;
auf derselben hierarchischen Ebene oder im selben Bereich.

Wir können sagen: - "Ich treffe mich heute mit meinen Kollegen, um über das Projekt zu sprechen."

Der Begriff "Mitarbeiter" oder "Mitarbeiterin" ist eine allgemeine Bezeichnung für jede Person, die in einem Unternehmen arbeitet.

Wir können sagen: - "In unserem Unternehmen haben wir über 500 Mitarbeiter."

Aber Achtung: Wenn ein Chef über die Personen spricht, die eine Ebene unter ihm arbeiten,

dann nennt er diese Personen normalerweise nicht "Kollegen", sondern "Mitarbeiter".

Und umgekehrt bezeichne ich einen Kollegen, der mit mir auf derselben Ebene arbeitet, nicht als "Mitarbeiter".
Das kann sehr respektlos wirken.

Wenn ihr noch mehr zum Thema "Deutsch im Beruf" auf meinem Kanal sehen wollt, lasst es mich gerne in den Kommentaren wissen.

Ich freue mich auf eure Fragen und Themenwünsche.

Vielen Dank und bis nächste Woche, macht's gut!